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我如何向决策者简要通报与科学相关的事务?

英国国会科技办公室的Chandrika Nath就如何撰写针对政府官员和政治家的政策摘要提供了实用的建议。她强调了需要简单明了的文风,能够被快速阅读。Nath还建议要以公正和精确的评估保持自己的目标立场。她还提供了一些如何让科学与决策者更相关、以及将科学融入当今事务的建议。

没有几个政治家或者高级决策者具有科学背景。然而他们必须要就科技问题经常做出至关重要的决策,这些决策包括转基因作物、对付传染病或者知识产权立法,它们具有非常广泛的社会意义。政治家需要充分地获取这些议题的信息,能够把自己就这些问题的见解与同事或者更广泛的公众进行沟通。

科学家也有必要确保把有关他们研究的精确信息有效传递给决策者。这主要是因为两个原因。他们可能会被要求就其具有专业知识的领域提出建议,或者他们首先要为自己的研究辩护,确保将来的资助。

本文重点研究了科学家为政治家或者高级决策者提供某一特定领域背景信息这种情形。此处,研究者的目的是为这些人提供充分的信息来做出知情的决策,并避免这些决策者自以为是地做决定。

对于任何面临这一任务的人,首先有几点常规的内容要牢记在心。

  • 政治家们总是很忙,一定要表达清晰简洁。
  • 要解释为什么这件事与他们相关,为什么它现在很重要。
  • 光有科学并不够。要把着眼点放在它如何影响人们,特别是如何影响那些政治家们特别代表的人群。
  • 要精确,总是为您的陈述提出证据,至少总结出这些证据。说话时避免跟着感觉走。要客观,让科学自己证明自己。

那么什么是传播最有效的方式呢?

有几种方式直接与政治家和高级决策者沟通。最广为使用的方法之一就是研讨会或者口头申报。在这种情况下,研讨会具有明确的优势,因为它们能够促使所有主要参与者对话,并且能够让问题迅速得到解答。

研讨会或者口头申报应该在对政治家和决策者很方便的地方举行。许多团体在下院举办研讨会和展览,这样国会议员们就能在其它任务的间歇参加活动。同样重要的是在会议前多次通知可能与会的人。

您能够通过书面报告和简报获得更广泛的观众。这样做也更不容易被错误引用,但是这样做提供的交流机会要少一些。

准备简报的艺术 (The art of preparing a briefing paper)

简报就应该是简短的。没有几个政治家有时间把一份长报告从头读到尾。

决策者经常被各种信息淹没。不要仅仅因为一个题材是新的并令人激动就介绍它。这一题材必须与政治家们有相关性。例如,可能要紧急制定有关资助它的决策,或者要通过相关法案。

当您谈到将来的发展时,总是提供一份时间表。通常,政治家们总是对未来几年、而不是对未来50年或者哪怕是10年将发生的事情更感兴趣,。毕竟,那时他们可能不在其位,至少可能不想再努力谋求当选了。

步骤一: 开始 (Step 1: Getting started)

为一份政策简报准备材料通常包括两个步骤:第一,您需要做一些背景阅读,然后您必须与相关领域的专家来交流。

记住,阅读背景材料与开始学术研究不同。最重要的区别是它通常是收集广泛的信息,而不是做出独创性的工作。

因特网是一个起步的好去处。想法儿利用可靠的网址,诸如学术机构和政府网站、或者非政府组织和其它利益集团的官方网站。只有在您确信个人网站的可靠性后才能利用它们。

即使您写的是自己的特长领域,从许多不同角度考虑这一领域也很重要,这些角度包括那些与您观点不同的人们的看法。这意味着,要把参与讨论的各方面意见都收集起来,您不仅仅要收集如政府、管理者和科学出版物那样的官方资料,也包括学会、智库、学术界和非政府组织的观点。

记住,与人们沟通是获得最新信息的最好方式。它经常能够让您避免花上几个星期时间淹没在数百页的报告中。

记住要把您的背景文章传递给您所有的联系人,告诉他们您的目标、勾勒出您研究的范围及其时间表。

如果您有时间,就与那些您要当面讨教意见的人会晤,至少是与他们在电话中交谈。电子邮件对于初次接触或者约定会晤非常有用,但是如果您通过电子邮件提问,一定会有可能被拖延或者错误阐述。最好与人们实地交谈,然后,在有必要时,通过电子邮件与您的联系人最后确认突出的细节。

最后,记下那些您已经谈过话的人及其谈话日期。有过可能的话,趁您的记忆还清楚,写下您与这些人会晤的时间。这样做的好处是,如果您忽略了一些内容,您还可以趁您的联系人还记得您是谁时与他们联系。这样做也会避免把不同人的话张冠李戴。

步骤二(Step 2: Writing)

在撰写简报时,非常有用的是记住,为了要让您的通报有效,经验表明它必须通过“早餐测试”, 也就是看看一个政治家是否能在吃一顿匆忙早饭的时间里抓住您报告的要点。您的报告需要自成一体,读者不应该还要参考其它文件。对于那些要深入研究它的人,报告中应该有足够多的细节,但是主要的观点应该简单明了,让人一下子就能迅速抓住要点。

要确保报告结构清晰。以综述开头,告诉读者为什么这个主题与他相关并且具有迫切性。按照主要内容出现的顺序把它们的要点罗列出来。

您应该确保简报包含了一些背景信息,但是不要太多,以至于打断了主要内容的行文。您可以把一些额外的内容放到边框中。如果您的文章超过一页纸,要确保在第一页就抓住读者的注意力。 (在第一页提一下钱数很有效!)

简报主要内容的建构很明显要依赖您的主题而定,不过这里一个一般性的提示是使用许多标题。这样能指导读者扫过整篇文章,帮助他们一眼找到您的主要观点。过分严整没有标记的文章令人不愉快,并且很难消化。

另外一点是记住,避免在附件和脚注中放置过多信息。没有几个读者会看这些内容。

最后,还要以一个很好的摘要结尾。记住,这可能是一个忙碌的政治家或者决策者有时间或有意愿读的唯一内容。记住把您的内容摘要表述为一条条的清单式内容,这样让人们容易记住它们。

风格(Style)

如果在政策简报中使用的语言过于干巴和技术化,它们的目标读者会迅速放下这篇文章,并转向其它更有意思的东西。有几个建议可以防止这种情况出现。

1.使用短小的句子和短小的段落。记者您的简报本质上是叙述某种东西。您的写作要指导读者从头读到尾。

2.避免使用行话或者缩写。如果您必须要利用它们,请在正文中解释清楚,或者至少在一个很容易找到的边框中把话说清楚。

3.利用数字和图表来取代文字,至少用它们来说明文字。但是一定要确保它们的标记清晰而一致,不要太复杂,要能简单地解释。

4. 给所有量度单位下定义,并在可能的地方把这些定义放到正文中,至少要让它们有意义。例如,如果您说某事物只有几微米,那么就要解释一微米是百万分之一米,大约是人头发宽度的百分之一。不要使用10的-6次方米这样含糊的概念,除非您能清楚地把它解释出来。

精确性(Accuracy)

您提供的信息应该精确、仔细定义并来自可靠途径。记住,这些内容可能会用于政治辩论,或用来制定关键政策。

避免在没有界定的情况下使用“大的”或者“大多数”这样的短语。例如,与其说大量的放射性能量被释放出来,不如说释放出来的放射能是广岛原子弹的几倍。当然,此处您要确保您估算的准确性。

不同消息来源的差异经常来自定义和术语的不同。当您引用数据和统计数字时,要解释一下它们是如何被估算的。要确保您知道自己简报中每一条信息的消息来源,即使您没有把它们都列入自己的参考目录中。把每一条您从特定场合得到的陈述标出来,表明您是否使用了直接引语。

独立性和客观性(Independence and objectivity)

您表述的论据的独立性和客观性依靠于信息被表达的方式。写简报时,总是有错误表述和引用信息的危险,特别是如果您的简报在特定的目标观众之外流传时,情况更是如此。

避免使用最高级和动感情的语言,它们被引用后可能脱离自己的本意。如果要对某一特别陈述添加什么重要告诫,请记住一定要在您的剪报开始处先提及它,然后在必要的时候重点强调。

表述科学信息(Presenting scientific information)

在一个问题上,尽量做到观点平衡,指出对某个问题或者其中一些因素具有广泛共识或者普遍争议,从而让一篇简报的基本性质清晰明了。您应该指出对一项广泛共识只有几个反对者,但是他们可能声音响亮,或指出反对者很普遍。您也需要考虑主流科学界对反对者的反应,以及这种反应是否会发生变化。最重要的是,您需要检查在表达某个问题时,科学的局限性。

当您感觉到得不出什么看法时,不要担心在简报中省略掉直接的结论。例如,有关移动电话的一篇简报可能会很有理由地说,没有充分的科学证据得出结论,表明移动电话是否给人类造成健康问题。在这种面临科学不确定性的情况下,是否限制移动电话使用的结论是一个政治决策,而不是科学决策。这么说,是把政治决策权交给政治家。

有一些时候,您可能想要使用一个具体的事例来表明某个观点——例如,有关公众对一项在您从事领域的决策的反应——但是,为了隐私或者政治敏感性的缘故,您不能提及任何具体的地名或者人名。在这种情况下,编造一个假想的但是有事实根据的案例研究,让读者从中得出他们自己的结论。

步骤三:检查 (Step 3: Reviewing)

如果时间允许,把您简报的草稿寄给所有您在写报告之前咨询过的人。这是一种核对精确性和观点平衡与否的好方式。

如果您这么做,要确保您给人们提供了清楚的最后期限,这样才不至于在您等待别人评论时错过自己的最后期限。最低限度是您在发表之前,要确保您所咨询过的人满意于您引述他们的信息。否则,他们可能在将来不再愿意与您接触,或者更糟糕的是,他们可能会公开批评您的简报。

步骤四:分发(Step 4: Distribution)

最好让您的简报既有书写本,也有电子本。如果您所在的组织有网站,要让人们能够在线获得电子版,这样尽可能多的人就会接触到它。如果您为自己的简报起草了一份分发清单,那么要考虑把那些对您题材感兴趣的个人作为目标,而不是送出数百份,期望什么人都会读到它。您能够通过发现哪些人曾经与这一题目联系在一起,从而找到这些目标读者。您可以从媒体访谈、国会讨论或者各种宣传活动中发现这些人。

同样有用的是锁定那些您认为应该对您题材感兴趣的人,告诉他们您为什么联系他们。当英国国会科技办公室在2001年发表了一份有关洪水的简报时,它把这份简报送给所有国会议员,同时附带了一份他们选区的地图,在上面标明了洪水泛滥的地方。事实证明,这一手对于吸引他们的注意力非常重要!

最后,要送给所有为简报做出贡献的人一份它的最终版本。您会发现,他们很愿意把它分发给自己的联系人,这样不需要您自己的努力,它们就能被发送得更广泛。

一些最后的思虑 (Some final thoughts)

对批评意见要有足够弹性,不论您试图多么精确和客观,也并非每个人都喜欢您的工作。与决策者共同工作具有巨大的好处,当您第一次听到自己的话在政治辩论中被引用时,您将会感到巨大的欣慰。